La Société a pour nom officiel La Société des études médiévales du Québec. Le mot Société employé absolument ci-après de même que le sigle SÉMQ signifie ladite Société. La Société est une société enregistrée à but non lucratif.
- La durée de la Société est illimitée.
- L’adresse permanente de la Société est fixée à l’Université du Québec à Montréal, département d’histoire, C.P. 8888, succ. Centre-Ville, Montréal, Qué. H3C 3P8.
- La Société des études médiévales du Québec a pour objet de grouper les personnes physiques et morales qui s’intéressent aux études médiévales et désirent contribuer à son développement et son rayonnement.
- Les objectifs spécifiques de la Société sont les suivants :
- faire connaître et promouvoir les études médiévales et en montrer la pertinence dans le monde contemporain ;
- coordonner les initiatives des différents organismes actuels et futurs en ces domaines et favoriser l’interdisciplinarité ;
- resserrer les liens entre les professeurs des universités, les chargés de cours, les chercheurs, les enseignants du secondaire et du collégial et les étudiants ; inciter les enseignants et les étudiants à la recherche et à la publication dans les divers domaines des études médiévales.
- La Société ne comprend que des membres actifs –personnes physiques ou morales et autres organismes- qui versent une cotisation annuelle dont le montant est fixé par le Conseil d’administration en vertu d’une délégation de l’Assemblée générale. Seuls les membres-personnes-physiques en règle de leur cotisation au regard de l’exercice courant sont admis à voter aux Assemblées générales. Certains sociétaires, que la Société désirerait honorer particulièrement, peuvent se voir décerner par l’Assemblée générale le titre de membre d’honneur sans toutefois cesser pour autant de rester membres actifs de la Société avec tous les droits et obligations qui s’attachent à cette qualité. Tout sociétaire peut se retirer en tout temps, après paiement des cotisations échues et de l’année courante, après en avoir avisé le secrétaire-trésorier. Chaque membre a droit aux services du Bulletin Memini et à la revue annuelle Memini. Travaux et documents, édités par la Société.
- La Société est dirigée par un conseil d’administration. Le conseil d’administration comprend sept membres dont au moins un étudiant.
- Le mandat des membres du conseil d’administration est de deux ans, avec la possibilité de reconduction.
- Les membres du conseil d’administration sont élus par l’assemblée générale à la majorité relative des membres présents en tenant compte des dispositions de l’article 7 ci-dessus.
- Les membres du conseil d’administration désignent parmi eux, lors de leur première réunion un vice-président, un secrétaire, un trésorier, un responsable du bulletin et un conseiller. Ils décident par voie réglementaire de l’attribution des fonctions de chacun. Le président ainsi que le trésorier doivent déposer lors de l’Assemblée annuelle un rapport écrit de leurs activités. Ces rapports seront déposés dans les archives de la Société.
- L’Assemblée générale ordinaire se réunit tous les ans sur convocation du secrétaire, tel que prévu à l’article 13 ci-dessous.
- Une Assemblée générale spéciale peut être convoquée en cas d’urgence, à la demande du conseil ou de dix (10) membres en règle de la Société. Lors d’une telle assemblée, seuls les points figurants à l’ordre du jour expédié par le secrétaire peuvent être abordés.
- L’avis de convocation et l’ordre du jour doivent être envoyés par le secrétaire au moins vingt-et-un (21) jours avant la date prévue par ladite assemblée. L’avis de convocation ainsi que l’ordre du jour peuvent également figurer dans le Bulletin. Memini en autant que le délais de vingt-et-un (21) jours soient respectés.
- L’Assemblée générale est présidée par un membre en règle de la Société, autre que le président du conseil d’administration. Elle élit les sept (7) membres du conseil d’administration de la Société ainsi que les sept (7) membres du Comité de rédaction de la revue. Elle reçoit les rapports du président, du trésorier, des responsables des publications et donne quitus aux administrateurs de leur gestion ; elle vote le budget de la Société ; elle approuve ou rejette les modifications proposées aux statuts de la Société. Le secrétaire dresse un procès-verbal de l’Assemblée générale qui est envoyé par la suite, via le Bulletin, aux membres de la Société.
- L’Assemblée générale donne délégation au Conseil d’administration pour toutes les questions intéressant le fonctionnement normal de la Société dans l’intervalle entre deux assemblées, et notamment pour l’admission des membres, le recouvrement des cotisations, pour l’attribution des prix et récompenses, pour les publications lMemini Bulletin et Memini. Travaux et documents
- Le quorum de l’Assemblée générale ordinaire ou spéciale est de 10% des membres en règle et possédant droit de vote à l’exclusion des membres du Conseil d’administration. Toute décision est prise à la majorité absolue, sous réserve des dispositions de l’article 20 ci-dessous.
- Le Bulletin Memini est un des organes officiels de la Société. Il paraît au moins trois fois l’an.
- Le conseil d’administration désigne parmi ses membres un responsable de la publication du Bulletin.
- 18. Le conseil d’administration a entière autorité sur le Comité de rédaction de la revue Memini. Travaux et documents. La revue est une revue savante qui paraît au moins une fois l’an. Elle publie des articles scientifiques de chercheurs et d’étudiants gradués, des comptes rendus et des rapports de soutenance de thèse.
- Le nouveau rédacteur en chef sera nommé entre 12 ou 15 mois avant la fin du mandat de son prédécesseur afin qu’il y ait un chevauchement suffisamment long pour qu’il se mette au courant du fonctionnement de la revue.
- Les ressources de la Société sont constituées par:
- les cotisations des membres;
- les subventions et allocations, dons et legs.
- Les statuts de la Société peuvent être modifiés par le vote d’au moins les deux tiers des membres présents à l’Assemblée générale annuelle ou spéciale. Les modifications proposées doivent cependant être communiquées au secrétaire au moins quarante-cinq (45) jours avant l’Assemblée générale pour qu’il puisse les soumettre au Conseil d’administration et en aviser tous les membres de la Société au moins vingt-et-un (21) jours avant l’Assemblée générale.
- La Société est reconnue par le Ministère du Revenu National comme organisation de charité et en conséquence peut délivrer des reçus valables pour exemptions d’impôt sur le revenu.
- Advenant la dissolution ou la cessation de ses activités, elle s’engage à remettre tous ses biens après acquittement de ses dettes à une ou plusieurs organisations ayant des buts similaires ou connexes, au Canada.
